Fakturafunktioner

Systemets funktioner när det gäller fakturor är följande:

1. Radera fakturor
   

• • Radera fakturor – Fakturor med status ”Att attesteras” och ”Att skickas” kan raderas i systemet. Radera-funktionen inaktiveras för fakturor som redan har skickats.
    
  • Användaren kan radera en eller flera fakturor på samma gång genom att välja de fakturor från rutnätet som skall raderas, och klicka på radera-ikonen.
  • När användaren klickar på radera-ikonen visas följande bekräftelsemeddelande:

2. Skicka påminnelser
   
   • Administratören kan skicka påminnelser manuellt för valda fakturor. Det finns fyra olika påminnelser som administratören kan skicka:
     

• • Förhandspåminnelse (meddelande skickas till abonnenten innan förfallodatum har passerat). Denna funktion inaktiveras om förfallodatumet har passerat.
    
  • Första påminnelse (utan avgift) – Funktionen är endast aktiverad där förfallodatumet har passerat, och inga andra påminnelser än förhandspåminnelse har skickats.
  • Andra påminnelse (med påminnelseavgift) – Funktionen är endast aktiverad där förfallodatumet har passerat, och inga andra påminnelser än förhandspåminnelse och första påminnelse har skickats.
  • Inkassokrav – Slutlig påminnelse, endast aktiverad där förfallodatumet har passerat och där inkassokrav ej ännu har skickats.)
    
  • För ytterligare information om påminnelser, se fakturapåminnelser.

Notera: Systemet föreslår den lämpliga påminnelsen, men användaren har valet att åsidosätta förslaget och skicka de påminnelser användaren önskar.

Exempelvis: Användaren kan skicka en andra påminnelse istället för en första påminnelse, eller en slutlig påminnelse (inkassokrav) istället för en andra påminnelse.

Påminnelseavgifter bestäms i fakturainställningar (se meddelanden och påminnelser under kontrollpanel)

Påminnelser kan skickas via:

• • • • • Endast e-post – abonnenter får påminnelsen endast via e-post.
          
        • E-post eller brevledes – abonnenter får påminnelsen efter deras val.
          
        • E-post och brevledes – Användare får påminnelser både via e-post och brevledes. (Se meddelanden och påminnelser)
          
        •  Brevledes – Abonnent får påminnelser endast via post/brevledes.
          
  • Användaren kan välja en eller fler fakturor från rutnätet att skicka påminnelser till på samma gång. När påminnelserna skickas visas följande pop-up-ruta.

1. 1. 1. 1. Antal valda fakturor för påminnelser. Här kan användaren även se antal påminnelser som inte kan skickas (t.ex. om användaren valt att skicka påminnelser via e-post endast men den fakturerade parten inte har någon e-post i systemet)
         2. Här kan användaren välja vilken typ av påminnelse som skall skickas.
         3. Totalt fakturabelopp för valda fakturor.

3. Synkronisera fakturans e-poststatus (se om mottagare har öppnat meddelandet)
   
   • Synkronisera fakturans e-post status. – När fakturan skickas via e-post, så kan användaren se om mottagaren har öppnat meddelandet eller ej. Denna funktion är möjlig via information försedd till systemet via en tredje part: ”Postmark plugin” (omformulera). När användaren klickar på synkronisera-ikonen, visar systemet vilka fakturor som har öppnats av mottagare.

4. Attest – Attestera/Godkänn faktura
   
   • Attestera – Attestera (godkänn) fakturor med status ”Att attestera”. Fakturor med status ”Att attesteras” kommer inte att skickas automatiskt av systemet vid utskicksdatum, då de inte har attesterats ännu.
   • Användaren kan attestera flera fakturor på en och samma gång genom att välja fakturor i rutnätet och påbörja attesteringprocessen.
   • När attesteringsprocessen påbörjas visas följande pop-up-ruta:

5. Skicka fakturor
   

• • Valda fakturor kan skickas via e-post, sms, och brevledes. Abonnenten kan bestämma vilken kommunikationsmetod denne föredrar under ”mina sidor”.
    
  • När systemet skickar fakturor så uppdateras Fortnox bokföringssystem automatiskt. Denna funktion är endast applicerbar om Fortnox bokföring är inställd för föreningen. Se tredjeparts-inställningar.
  • Administratören kan skicka fakturor manuellt, även innan det planerade utskicksdatumet.
    
  • När fakturor skickas automatiskt (exempelvis vid ägarbyten), så blir utskicksdatumet dagens datum.
    
  • Vid sändning av fakturor visas följande pop-up-ruta:

6. Skicka meddelanden och notifikationer
   
   • Via systemet kan användaren skicka notifikationer och meddelanden till fakturamottagare via e-post, sms och brevledes.
     
   • Användaren kan skicka meddelanden till flera mottagare på samma gång.
   • Vid sändning av meddelanden och notifikationer visas följande pop-up-ruta:

• • I pop-up-rutans andra flik kan användaren välja e-postmeddelandets ämne samt brödtext.

• • It allows user to set the post settings at the third tab of the pop-up screen. – I pop-up-rutans tredje flik kan användaren välja postinställningar så som klass (1a klass, ekonomi) och utskriftsalternativ.

7. Upload excel file to filter data – Filtrera data efter uppladdad Excel-fil
   
   • Invoices can be filtered using an excel file. It is allowed to filter by the invoice no or OCR no. – Användaren kan söka efter fakturor med hjälp av en excel-fil. This needs more detailed/thorough explanation – Det går att filtrera efter fakturanummer eller OCR-nummer.
     

8. Exportera rapport
   • Vald fakturainformation exporteras som en rapport till Excel.